VIDEO GRUPAL - RE-INGENIERIA

TEORIA RE-INGENIERIA

LA REINGENIERIA

Es un reordenamiento radical de los procesos de negocio (estructura, tecnología, sistemas gerenciales, valores empresariales y otros) para alcanzar mejoras espectaculares en el desempeño de las empresas (costo, oportunidad, calidad y servicio) mediante la revisión fundamental de los mismos. 

OBJETIVOS DE LA REINGENIERIA 

1. Modernización de una empresa en su conjunto o en un proceso, siempre en beneficio del cliente o consumidor.
2. Reducir tiempo en los procesos productivos o de servicios.
3. Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional.
4. Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal.
5. Diseñar intensos programas de capacitación.
6. Mejorar los mecanismos de comunicación internos y externos.
7. Comprometer a toda la organización con la filosofía corporativa.
8. Manejar la resistencia al cambio.

 

Las empresas antes  de la reingeniería presentan este tipo de situaciones.

Administración concentrada, comités o juntas burocráticas, esquemas por departamentos, demasiada importancia al organigrama, líneas de comunicación jerarquizadas, estructuras funcionales rígidas, etc. 

Algunas de estas frases se escuchan en la organización antes de la reingeniería;

1. Mi jefe es el que me paga el sueldo a pesar de las quejas de los clientes lo importante es tener contento al jefe.
2. Yo no soy más que un piñón del engranaje, mi mejor estrategia es hacer lo que me toca y no más.
3. Cuantos más subordinados tengo más importante soy.
4. Mañana será lo mismo que hoy siempre ha sido así.
5. No me capacito porque eso es perder el tiempo mejor espero que pasa.
6. Para que hacer el trabajo de mejor manera si dentro de unos meses me voy de aquí.

Las empresas después de la Reingeniería  presentan este tipo de situaciones: Trabajo en equipo, menos gerentes y menos niveles administrativos, comunicación directa, toma de decisiones rápidas, estructuras eficientes, compromisos con la estrategia, etc.

El recurso humano en la Reingeniería juega un papel importante, nada sacamos con tener  una capacidad física, económica, tecnológica si no tenemos lo principal, las personas. Las experiencias de empresas que han adaptado la Reingeniería sugiere la siguiente estructura: el líder, el comité directivo y el zar de la reingeniería.

Existen siete habilidades que deben formar parte del proceso de Reingeniería.

1. Habilidad para orientar el proceso de acuerdo con una metodología sistemática y ampliada.
2. Habilidad  para administrar el cambio.
3. Habilidad para evaluar el proceso.
4. Habilidad para analizar el impacto de los cambios propuestos.
5. Habilidad para visualizar las reacciones al cambio.
6. Habilidad para utilizar los modelos de gestión.
7. Habilidad para sumar esfuerzos.

Las herramientas generalmente utilizadas en los procesos de reingeniería son:

1. Diagrama de flujo
2. Diagramas de árbol
3. Diagramas de relación
4. Espina de pescado
5. Paretto
6. Cuadros sinópticos
7. Modelos matemáticos
8. Regresiones y análisis de sensibilidad
9. Graficas de barras, paquetes estadísticos y simulación por computador.

La profundización sobre cada una de estas herramientas y otras mas en tarea que usted y su equipo de trabajo deben desarrollar como actividad de investigación y formación en documentos relacionados con el tema objetivo de estudio.

Pasos en el proceso de cambio de las organizaciones, que pueden llegar a convertirse en una metodología básica para la reingeniería.

1. Determinar la posición del mercado
2. Establecer un nuevo ambiente empresarial
3. Elaborar el diagrama de negocio de loa actualidad
4. Rediseñar el diagrama del negocio actual
5. Construir la infraestructura de la reingeniería
6. Implementación, operación y evaluación.

TEORIA ESTRUCTURALISTA

ENFOQUE ESTRUCTURAL

La teoría está enfocada en la  organización, la cual se puede definir como un conjunto de partes ordenadas para un fin determinado, nos referimos a las organizaciones humanas las cuales están integradas por individuos que persiguen unos fines determinados como ejemplo podemos tomar, una familia, un colegio, un hotel , la iglesia etc. Representa un verdadero desdoblamiento de la teoría de la burocracia y una leve aproximación a la teoría de las relaciones humanas con una visión crítica de la organización formal. 

ORIGENES

Sus orígenes nacen de la necesidad  de considerar la organización como una unidad social grande y compleja donde interactúan muchos grupos sociales que comparten los objetivos de la organización.

Las organizaciones pueden ser grandes, medianas o pequeñas, pueden existir también complejas como el estado, o puede estar constituida por dos personas solamente.

Estudiaron las organizaciones desde el punto de vista de su estructura, de su funcionamiento y de los medios que se utilizan para lograr sus objetivos, en la búsqueda de la eficiencia organizacional trataron de establecer normas y principios valederos y de identificar las manifestaciones de su comportamiento.

Se ha llegado a concluir que las organizaciones pueden alcanzar la eficiencia por medio de aplicación de  técnicas y principios administrativos acorde a su forma de estructura y funcionamiento. Esta información se fundamente en el hecho de que las organizaciones de cualquier naturaleza y magnitud tienen elementos comunes: personas, objetivos, estructura ordenada al cumplimiento de funciones, contexto ambiental y sistema administrativo.

Se distingue de otras escuelas porque trata de combinar la estructura formal con aspectos del comportamiento humano y la conexión de la organización con todo el sistema social.

TIPOLOGIA ETZIONI

Considera que la empresa puede ser estructurada con base a las necesidades específicas de cada organización. Este autor parte del concepto de que las organizaciones juegan un papel muy importante en nuestras vidas.

Según Etzioni, el desarrollo de las organizaciones se dio en cuatro etapas:

1. ETAPA DE LA NATURALEZA: los elementos de la naturaleza eran lo único que el ser humano necesitaba para su subsistencia, el capital y el trabajo no son importantes en esta etapa de la historia.
2. ETAPA DEL TRABABJO: elementos de la naturaleza son transformados por el trabajo que empieza a condicionar las formas de organización de la sociedad.
3. ETAPA DEL CAPITAL: el capital se vuelve un factor primordial para el hombre y empieza a jugar un papel muy importante en la vida social.
4. ETAPA DE LA ORGANIZACIÓN: hizo que las fuerzas naturales, el trabajo y el capital se sometieran gradualmente a la organización, la cual podía prescindir o no de estos, existiendo de forma independiente.

TIPOLOGIA BLAU Y SCOTT 

Según Blau y Scott, elaboran su tipologia de acuerdo a quienes se benefician de una organizacion formal.

Asociación de Beneficios Mutuos: Donde el beneficiario principal son los propios miembros de la organización. Por ejemplo (en los sindicatos, consorcios, cooperativas, asociaciones profesionales, etc.).

Organizaciones de Intereses Comercial: Cuando los propietarios o accionistas son los beneficiarios, así como en todas las empresas privadas, sociedades anonimas, o sociedades de responsabilidad limitada. 

Organizaciones de Servicios: El beneficiario principal el grupo de clientes. Ejemplo (los hospitales, universidades, escuelas, organizaciones religiosas, agencias sociales). 

Organizaciones del Estado: El público en general - es el propio beneficiario. Como ejemplo tenemos a las organizaciones militares, correos, instituciones jurídicas y penales, seguridad pública.

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TEORIA SISTEMICA

BIOGRAFIA 

LUDWIG VON BERTALANFLY 

(19 de septiembre, 1901, Viena, Austria - 12 de junio, 1972, New York, Estados Unidos) fue un biólogo, reconocido por haber formulado la Teoría de sistemas. Ciudadano austríaco, trabajó mucho en los Estados Unidos, donde fue discriminado por no haberse querido presentar como víctima del nazismo, lo que le hizo volver a Europa.

ENFOQUE SISTEMICO  

Surgió con los trabajos del biólogo alemán y padre de la teoría Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La teoría no busca solucionar problemas ni intentar soluciones prácticas, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. 

El analisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente.  

CIBERNETICA

Al evolucionar el estudio de los sistemas, surgió una nueva ciencia llamada Cibernética, palabra que viene del griego Kybernytikis, que significa Gobernar. Se dice que la cibernética es la ciencia del control y gobierno automático.

En la Administración la cibernética es la ciencia que estudia los sistemas, la forma como dichos sistemas se auto gobiernan y controlan. En el hombre por ejemplo, existen sistemas auto reguladores, si descuidadamente la mano se acerca a una llama esta percibe inmediatamente el calor, la información del sobre el calor se le transmite a la mano y la orden es de retirarla esto es un ejemplo claro y explicativo de un sistema que se gobierna y auto controla a si mismo.

Esta ciencia es la que mas contribuyo al desarrollo de los sistemas electrónicos y en especial, al desarrollo de los computadores, robots, satélites, están basados en la cibernética, los sistemas evolucionados biológicos están autorregulados  como por ejemplo la célula.

Aplicando la ciencia de la Cibernética a las organizaciones administrativas se puede concluir que están tienen posibilidad de subsistencia cuando la estructura y funcionamiento de su sistema y de los subsistemas que las integran tienen un mayor grado de autogobierno y de autocontrol procesos que requieren de retroalimentación.

Se define retroalimentación como un mecanismo en virtud del cual, la energía que sale de un aparato para cumplir una función, no se desperdicia sino que vuelve a retroalimentar el aparato en donde se origino, con lo cual se generan circuitos de salida y entrada que mantienen el sistema en funcionamiento. Esta concepción cibernética se puede ver analógicamente en el sistema de fabricación de pan. Consumido nuevamente los clientes lo demandan nuevamente y así, se mantiene el sistema en forma indefinida.   

ESCUELA MATEMATICA

La escuela matemática de la administración se encarga de medir o cuantificar resultados administrativos para la toma de decisiones  partiendo de datos conocidos de procesos desarrollados en las organizaciones. La lógica y el cálculo matemático se utilizan en la planeación y programación de las actividades y son la base para la toma de decisiones.

Herbert A Simon, Igor H Ansoff, Leonard Arnoff, West Churchman, Kenneth Boulding. Estos autores en su mayoría matemáticos y versados en cibernética, se propusieron la tarea de resolver problemas administrativos mediante el uso de las ecuaciones matemáticas.

INVESTIGACION OPERACIONAL

Lo más destacado de esta escuela es la aplicación de la matemática en investigación de operaciones.

El desarrollo de una operación administrativa puede representarse mediante modelos cuya construcción y análisis se hace mediante el método de investigación operacional. Los modelos son en este caso, representaciones de sistemas administrativos los cuales se someten a una cuantificación matemática y a un proceso analítico mediante el cual se puede conocer por anticipado un resultado, partiendo de premisas conocidas y estrategias ya acordadas.

La aplicación del método de investigación de operaciones tiene tres usos principales. 

1. Conocer el comportamiento de los procesos administrativos.
2. Servir de base a la toma de decisiones.
3. Ayudar a la aplicación de métodos descontrol.   

La investigación de operaciones se utiliza también como un método de capacitación mediante la construcción y análisis de modelos administrativos simulados, los cuales se trabajan con el apoyo del computador y ejercitan a los administradores para la toma de decisiones.

1. Almacenaje, distribución y manejo de materiales.
2. Organización de los transportes.
3. Cambios organizacionales.
4. Instalaciones industriales.
5. Productividad y eficiencia de las maquinas.
6. Investigación de mercados.
7. Distribución de funciones y delegación.

APLICACIONES MATEMATICAS EN LA INVESTIGACION OPERACIONAL

Estas aplicaciones pueden referirse tanto a situaciones reales como simulaciones mediante modelos que tratan de acercarse en forma simplificada a una realidad de la empresa.

Se usan por ejemplo en: 

La econometría administrativa, empleada en investigaciones de mercadotecnia y sirve para cuantificación y análisis matemático mediante ecuaciones matemáticas y proyecciones estadísticas se puede medir el comportamiento de la clientela es decir se conoce su opinión acerca de productos o servicios en cuanto aprecios, preferencias, canales de distribución, etc.

La programación administrativa, Envuelve problemas de tiempo, recursos, costos, transportes. Aspectos que deben interrelacionarse para deducir las estrategias más adecuadas. 

La teoría de las colas, Se refiere al análisis de los puntos de espera en los procesos, es decir, las demoras en momentos críticos. Para resolver problemas de colas, la investigación operacional se aplica principalmente en las redes telefónicas, en problemas de tráfico etc.

Las graficas o grafos, Son diagramas que muestran una secuencia de operaciones en las cuales, por medio de barras y flechas se representan los tiempos en que se deben efectuar las operaciones, después de haber efectuado cálculos matemáticos necesarios .Las graficas más conocidas son:

• Graficas de Gantt
• Graficas PERT
• Graficas C.P.M

La teoría de los Juegos, Es una técnica de simulación de operaciones en la cual puede haber varios individuos que asumen un papel, simulando una situación real en una empresa o negocio. Todos deben alcanzar ciertas metas adaptando recursos y estrategias, bajo estos factores se empiezan a hacer estimaciones matemáticas sobre lo que pueda ser los resultados de las acciones ejecutadas por cada individuo para alcanzar la meta. Es utilizada en capacitación de  ejecutivos para ejercitarlos en resolver problemas de producción, adelantar un proceso de ventas, obtener utilidades y manejar la competencia etc. Consiste en simulaciones empresariales. 

Las probabilidades, Son estimaciones que se hacen con datos conocidos y experiencias reales. L a mayoría de decisiones envuelven ciertos riesgos, el administrador mediante estimaciones cuantificadas puede acercarse a decisiones que tengan mayor probabilidad de éxito.

En conclusión la Escuela Matemática de la Administración se caracteriza por las aplicaciones cuantitativas a las operaciones empresariales, mediante el análisis matemático de situaciones reales, o también mediante la elaboración de modelos que pueden equipararse en realidades operativas, con el fin de que su estudio pueda tener aplicaciones prácticas.

TEORIA AMBIENTAL

ENFOQUE AMBIENTAL

Esta corriente administrativa fue emitida por psicólogos experimentales, se basa en la idea de que el ser humano se desempeña mejor si las condiciones ambientales que lo rodean (luz, calor, humedad, etc.) esta en armonía con su organismo si se intenta obtener una mayor productividad proporcionando al trabajador condiciones de trabajo mas agradables. Un sindicalista llamó sarcásticamente a esta teoría “Escuela De las Vacas contentas”. 

 ADMINISTRACION AMBIENTAL 

 

Se entiende por administración ambiental al conjunto de diligencias conducentes al manejo del sistema ambiental. Dicho de otro modo, e incluyendo el concepto de desarrollo sostenible, es la estrategia mediante la cual se organizan las actividades antrópicas que afectan al ambiente, con el fin de lograr una adecuada calidad de vida, previniendo o mitigando los problemas ambientales. 

La gestión o administración ambiental responde al “como hay que hacer” para conseguir lo planteado por el desarrollo sostenible, es decir, para conseguir un equilibrio adecuado para el desarrollo económico, crecimiento de la población, uso racional de los recursos y protección y conservación del ambiente. 

Condicionar el ambiente de trabajo y del trabajador para aumentar la eficiencia en la producción. 

Su principal autor o representante es George Elton Mayo, quien fue el pionero de esta teoría, el fue quien utilizo las técnicas psicológicas y sociológicas para obtener mejores resultados al aplicarlo a los trabajadores. 

 

TEORIA BUROCRATICA

BUROCRACIA

Es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad, en la adecuación de los medios a los objetivos pretendidos, con el fin de garantizar la máxima eficiencia en la búsqueda de esos objetivos. 

ORIGENES 

La burocracia es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad, en la adecuación de los medios a los objetivos  pretendidos, con el fin de garantizar la máxima eficiencia en la búsqueda de esos objetivos . Los orígenes de la burocracia se remontan a la Antigüedad. La burocracia, como base del sistema moderno de produccion  tuvo su origen en los cambios religiosos ocurridos después del renacimiento . Weber  señala que el sistema sistema moderno de producción, racional y capitalista, se originó a partir de un nuevo conjunto de normas  morales, a las cuales denominó "etica protestante": el trabajo duro como dádiva de Dios, el ahorro  y el ascetismo que proporcionan la reinversión de las rentas excedentes, en vez de gastarlos y consumirlos en símbolos materiales . Verificó que el capitalismo , la burocracia y la ciencia  moderna constituyen 3 formas de racionalidad que surgieron a partir de esos cambios religiosos. Las semejanzas entre el protestante y el comportamiento   capitalista son impresionantes. Estas 3 formas de Weber racionalidad se apoyaron en los cambios religioso. consideró la burocracia como un tipo de poder.

TIPOS DE SOCIEDAD 

Según weber existen tres tipos de sociedad:

1. Sociedad tradicional, predominan características patriarcales y hereditarias. (familia)  
2. Sociedad carismática, predominan características místicas, arbitrarias y personalistas. (partidos políticos).
3. Sociedad legal, racional o burocrática, predominan normas impersonales y una racionalidad en la escogencia de los medios y de los fines. (grandes empresas).

TIPOS DE AUTORIDAD

Los tipos de autoridad según weber:

• Autoridad tradicional, cuando los subordinados consideran que las órdenes de los superiores son justificadas porque esa fue siempre la manera como se hicieron las cosas. El poder tradicional no es racional, puede transmitirse por herencia, ósea, en virtud de estatus de heredero o sucesor.
• Autoridad carismática, cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas, a causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican. El poder carismático es sin base racional, es inestable y adquiere características revolucionarias. No puede ser delegado, ni recibido en herencia.
• Autoridad legal, racional o burocrática, cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas, porque están de acuerdo con un conjunto de preceptos o normas que consideran legítimos y de los cuales se deriva el poder de mando.

 CARACTERISTICAS

La burocracia se presenta como una empresa  u organización en donde el papeleo se multiplica y crece, impidiendo soluciones  rápidas o eficientes. El término se emplea para designar de los funcionarios a los reglamentos y rutinas, se produce ineficiencia en la organización.
El concepto de burocracia: es la organización eficiente por excelencia. Para lograr esa eficiencia, la burocracia necesita describir anticipadamente y con detalles la manera que deberán hacerse las cosas.

La burocracia tiene las siguientes características: 

1. carácter legal de las normas y reglamentos.
2. carácter formal de las comunicaciones. 
3. carácter racional y división del trabajo. 
4. impersonalidad en las relaciones. 
5. jerarquía de autoridad. 
6. rutinas y procedimientos estandarizados. 
7. competencia técnica y meritocrática. 
8. especialización de la administración, independientemente de los propietarios. 
9. profesionalización de los participantes. 
10. Completa previsión del funcionamiento.

 VENTAJAS 

 

Las ventajas de la burocracia son: 

1. racionalidad en relación con el logro de objetivos de la organización. 
2. precisión en la definición del cargo y en la operación. 
3. rapidez en las decisiones, pues c/u conoce lo que debe hacerse y quién debe hacerlo. 
4. univocidad de interpretación garantizada por la reglamentación específica y escrita. 
5. uniformidad de rutinas y procedimientos que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores. 
6. continuidad de la organización a través de la sustitución del personal que se retira. 
7. reducción de la fricción entre las personas, c/ funcionario conoce aquello que se exige de él y cuales son sus límites entre sus responsabilidades y las de los demás. 
8. consistencia, pues los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias. 
9. subordinación de los más nuevos con respecto a los más antiguos. 
10. confiabilidad, el negocio es conducido de acuerdo con reglas conocidas. Las decisiones son previsibles y el proceso decisorio. Elimina la discriminación  personal. 
11. existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización, la jerarquía es formalizada, el trabajo es dividido entre las personas, éstas son entrenadas para volverse especialistas, pudiendo hacer carrera dentro de la organización, en función  de su mérito personal y su competencia técnica.

DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA 

La burocracia   es una organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsión de su funcionamiento, con el propósito de obtener la mayor eficiencia de la organización.
Al estudiar las consecuencias previstas de la burocracia , Merton notó las consecuencias imprevistas que la llevan a la ineficiencia y a las imperfecciones.

Para este autor, no existe una organización racional y el formalismo no tiene la formalidad descripta por Weber. El concepto  popular de burocracia hace pensar que el grado de eficiencia administrativa de este sistemaracional es muy bajo, puesto que el tipo ideal de burocracia sufre transformaciones cuando es operado por los hombres. En la concepción mertoniana el hombre , cuando participa de la burocracia, hace que toda la previsión del comportamiento  humano, escape al modelo   preestablecido. Se verifican las disfunciones de la burocracia. C/ disfunción es una consecuencia no prevista por el modelo  weberiano.

Las disfunciones de la burocracia son: 

1. interiorización de las normas y exagerado apego a los reglamentos. 
2. exceso de formalismo y papeleo. 
3. resistencia al cambio.  
4. despersonalización de las relaciones; 
5. jerarquización como base del proceso de decisión. 
6. súper conformidad con rutinas y procedimientos. 
7. exhibición de señales de autoridad. 
8. dificultad en la atención a clientes  y conflictos  con el público.

  TIPOS DE COMPORTAMIENTO 

1. La pseudo burocracia: en la que las normas se imponen desde afuera. 
2. La burocracia representativa: las normas son promulgadas por especialistas, cuya autoridad es aceptada por los supervisores y obreros. Las normas tienen apoyo de todos, pues integran el sistema de valores predominante en la fábrica. 
3. la burocracia punitiva: las normas se imponen a través de las presiones de la administración  o de los empleados. 

  CRITICAS

   

1. Weber no incluyó la estructura informal en su tipo ideal de burocracia. Los miembros son percibidos como seguidores de normas y procedimientos, en un sentido mecanicista. 
2. Las distinciones de Weber entre los tipos de autoridad son exageradas; 
3. En la organización, el conflicto  interno se considera indeseable. Asume que el conflicto no parece existir. 
4. El concepto de objetivos organizacionales presenta una variedad de problemas.

Posición de la teoría de la burocracia dentro de la teoría de las organizaciones
El modelo burocrático constituye el 3er pilar de la teoría tradicional de la organización.

MODELO BUROCRATICO DE MERTON 

Merton se basa en las consecuencias no previstas, es decir en las disfunciones de la burocracia de organizar de acuerdo con los principios de la maquina (sistema cerrado).

El modelo se describe de la siguiente manera:

• Exigencia de control por parte de la organización. 
• Énfasis de la previsión del comportamiento.
• Justificación de la acción individual.
• Rigidez del comportamiento y defensa mutua de la organización.
• Grado de dificultad de los clientes.
• Sentimiento de defensa de la acción individual.

Merton indica que la burocracia es una estructura grupal secundaria, destinada a desempeñar determinadas actividades que no se pueden cumplir satisfactoriamente con criterios grupales primarios.

TEORIA X, Y Y Z

TEORIA X, Y, Z